¿Ya tienes definido el presupuesto de ventas de tu restaurante? Junto al costeo de recetas y tu estructura organizacional, queremos invitarte a que, para el inicio del año, tengas definido la cantidad de ventas que deseas obtener durante el 2023 para trabajar en pro de ella.
Como te lo mencionamos en el artículo anterior, costear tus productos y estandarizar tus procesos no te serán suficientes para crecer tu restaurante. Después de establecer tus estándares, deberías controlarlos y analizarlos para tomar decisiones estratégicas y establecer objetivos. Y, uno de estos objetivos es definir tu presupuesto de ventas.
Si bien la mayoría de los emprendedores tienden a utilizar el término “venta” para describir tanto sus objetivos financieros como su rendimiento real, en el mundo corporativo los empresarios hacen la diferencia entre la venta (que se considera como la transacción que ya ocurrió), y el presupuesto de ventas (que es el objetivo que se define y se debería alcanzar). Ese es un punto importante ya que los restauradores deben aprender a definir objetivos que guían sus tomas de decisiones, el manejo de sus costos y su actividad comercial. Pero, en regla general, cuando preguntamos a un restaurador
¿Cuál es su presupuesto de ventas para el mes (o el año)? Pocos lo tienen definido.
Aunque muchos restauradores saben cuánto vendieron el mes pasado, pocos saben cuánto necesitan vender mensual y anualmente para ser rentables. Y esta situación puede ser peligrosa, ya que, la posición de un emprendedor no puede ser reactiva sino proactiva para afrontar las dinámicas del sector.
Por lo tanto, hoy queremos introducirte el concepto de “presupuesto de ventas” siguiendo los consejos de nuestro amigo Rui Pereira, fundador de la marca Della Nonna y coescritor de nuestro próximo libro.
Gracias a las recomendaciones de Rui, entenderás la importancia de definir el presupuesto de ventas de tu restaurante para así guiar todas las actividades de tu establecimiento y darte la oportunidad de tomar mejores decisiones durante el nuevo año.
Puedes definirlo como un pronóstico de ventas que proyectas alcanzar durante un determinado periodo de tiempo. La elaboración de este pronóstico toma en cuenta métricas claves como el rendimiento financiero de los meses anteriores, tus costos, tus canales de venta y muchas otras métricas, que juntas, te permiten establecer los objetivos financieros de tu establecimiento.
Definir el presupuesto de ventas de tu restaurante te brinda claridad frente hacia dónde quieres ir y te permite reunir los esfuerzos, recursos y personas necesarias para alcanzar estos objetivos. Es decir que, aparte de guiarte como emprendedor, esta meta de venta te permitirá involucrar a tu equipo de trabajo para que puedan trabajar cohesivamente en pro del crecimiento del establecimiento.
En otras palabras, tener un presupuesto de ventas te permitirá no solamente tener un norte sino también saber qué acciones tomar para alcanzar este objetivo.
Como te lo mencionamos en el punto anterior, es importante que, antes de crear tu presupuesto de ventas, entiendas tus costos de operación y la inversión que deberías recuperar. Pues tu pronóstico de ventas debería cubrir tu arriendo, tus nóminas, tus costos de materia prima y parte de lo que has invertido en tu empresa para retornar en inversión.
En este caso, te invitamos sobre todo a prestar atención a tu arriendo y tus nóminas que influyen de manera directa en la creación de este presupuesto. Como lo menciona Rui, normalmente tu arriendo debería corresponder a un 6% – 10% de tus ventas brutas y tu nómina entre el 16% y 22% según tu modelo de negocio. Por lo tanto, deberías calcular la suma de estos gastos y asegurarte que este número no supere el 32% de tu presupuesto de ventas. En caso contrario, perjudicarás la rentabilidad de tu empresa.
Por otro lado, ten en cuenta que por más alta que puedan ser tus ventas, si tus productos no son rentables, no podrás cubrir tus costos. Eso sugiere que, antes de elaborar tu presupuesto de ventas deberías también costear tus platos y asegurar su rentabilidad. Cosa que te mencionamos en el artículo anterior. Recuerda que puedes hacer uso de nuestro libro Costear para Impactar que encontrarás en formato virtual o físico por medio de los siguientes enlaces.
Asumiendo que tienes conocimiento de tus costos llega la hora de pronosticar tus ventas. En realidad, existen varias maneras de construir un presupuesto de ventas, pero para hacerlo práctico, queremos empezar por las bases y compartirte una fórmula que TODOS podemos entender.
Si bien existen diferentes maneras de calcular el consumo promedio por persona, Rui Pereira opta siempre por la siguiente formula:
Si el empresario utiliza la cantidad de platos fuertes es porque es una medición más precisa comparada a la cantidad de transacciones que generas cada mes. Nos explicamos…
En la restauración, algunos emprendedores optan por dividir las ventas mensuales del establecimiento por la cantidad de transacciones obtenidas. Pero una transacción puede corresponder a una mesa de 2, 4 u 8 personas, lo cual interfería con el asertividad del resultado.
Ahora, a menos que lleves un conteo de cada persona que se sienta en tus mesas, la mejor manera de calcular cuántas personas comió en tu establecimiento durante el mes es mirar la cantidad de platos fuertes que se han vendido. En este caso, asumimos que un plato fuerte es normalmente lo que una persona pide cuando visita el establecimiento. Algo que ocurre en el 99% de las ocasiones. Por lo tanto, podemos considerar que un plato fuerte es igual a un cliente.
Por otro lado, puede que tu restaurante ofrezca platos para compartir como por ejemplo un comercio que vende pollos fritos y que usualmente se comparten entre un grupo de varios individuos. En este caso, si bien la transacción es grande, te será difícil adivinar cuantas personas comieron el plato fuerte. Por lo tanto, puedes fijarte en el valor del ticket promedio utilizando la siguiente fórmula:
A la hora de definir la cantidad de clientes que proyectas tener, es importante que esta cifra sea racional, alcanzable y suficiente alta para cubrir tus costos. Eso sugiere por un lado que debes entender la estructura de costos de tu establecimiento (arriendo, empleados, mano de obra, marketing y costos indirectos de fabricación) pero también tu capacidad de venta según la cantidad de sillas que tienes, tu ubicación y posicionamiento en el mercado.
Si ya tienes tu negocio operando, puedes apoyarte de tu área contable y guiarte del rendimiento de los meses anteriores para entender tus cifras. De esta manera podrás establecer objetivos que son verdaderamente alcanzables y aterrizados a la realidad de tu empresa.
Asumiendo que conoces tus costos, entiendes las ventas promedio de tu restaurante y hayas reunido el valor del consumo promedio y la cantidad de visitas que proyectas tener por mes, puedes ahora hacer uso de la fórmula que te compartimos en el punto anterior y desmenuzarla en objetivos por semana, día y hasta momentos de consumo.
Por ejemplo, si tu objetivo es obtener 1.200 visitas por mes con un consumo promedio por persona de COP $50.000, la proyección de ventas de tu restaurante sería de COP $60.000.000.
Lo cual significaría que debes facturar COP $15.000.000 por semana. Pero eso no lo es todo. Para tener objetivos reales y adecuados a tu realidad, deberías dividir estos objetivos de venta en días de operación, momentos de consumo y hasta canales de venta (en la mesa, canales de domicilio, etc).
Tomemos el siguiente ejemplo:
Si tu restaurante opera 6 días por semana (de lunes a sábado), tiene 2 servicios (almuerzo y cena) y vende tanto en la mesa como a domicilio, deberías entender el rendimiento de cada uno de estos momentos para crear objetivos reales. Pues, dividir tus ventas semanales en 6 días no sería un ejercicio muy preciso ya que algunos días son mucho más activos que otros como por ejemplo un lunes vs un sábado. Y eso mismo pasa con el almuerzo y la cena.
Eso sugiere que deberías tener por lo menos una idea general del rendimiento de tus canales de venta según el día de la semana y el momento de consumo.
En este caso, estandarizamos que del 100% de las ventas que obtienes semanalmente:
Cabe subrayar que el escenario se puede desglosar aún más, pero para dejarlo simple nos quedaremos con este ejemplo y los siguientes resultados.
Para llevar el ejercicio a cabo, incluimos las métricas que se establecieron anteriormente y calculamos el presupuesto de ventas según cada día (de lunes a sábado), cada servicio (cena y almuerzo) y cada canal de venta (mesa y domicilio).
La fórmula para cada objetivo fue la siguiente:
Puedes descargar la tabla y sus respectivas formulas haciendo clic aquí.
Gracias a las fórmulas disponemos ahora de unas metas de venta muy claras que podemos seguir para tomar decisiones. Sea por día, por canal de venta o por momento de consumo, el establecimiento cuenta ahora con unos objetivos claros que se deben llevar a cabo. Los cual nos lleva al siguiente punto.
Como te lo mencionamos en muchas ocasiones, estandarizar y establecer objetivos es sólo una parte de la ecuación. Ahora debes trabajar en pro de este presupuesto de ventas y volverlo realidad.
Afortunadamente, gracias al escenario anterior, dispones ahora de objetivos claros que debes alcanzar cada día con tu equipo de trabajo, pero también con tu marketing. Es decir que tu responsabilidad como emprendedor es planear qué acciones, recursos y personas reunirás para alcanzar estas metas.
Como te puedes dar cuenta, tener un presupuesto de venta te permite pensar y actuar estratégicamente para garantizar el rendimiento y crecimiento de tu establecimiento. Sea preparando tu logística, capacitando a tu equipo de trabajo para vender más, involucrando a tus administradores, creando estrategias de marketing para llenar tus fines de semana y vender más a domicilio, existen muchas decisiones que salen de este ejercicio financiero que puedes considerar como la columna vertebral de tus decisiones.
Y es por esta razón que deberías llevar un seguimiento semanal, u ojalá diario de tus ventas para compararlas con tus objetivos y asegurarte que vas por el camino correcto. Este punto se relaciona con la recomendación de Rui y la importancia de dividir tu año en 52 semanas para que puedas analizar tu empresa semanalmente y tomar decisiones correctivas.
Entendiendo que tu emprendimiento está expuesto a muchas fuerzas externas que no puedes controlar (Por ejemplo, el clima o algún acontecimiento que frenó la decisión de compra del consumidor), puede que estas dinámicas te impidan alcanzar el presupuesto de tu primera semana. Pero al llevar un control de tu rendimiento tendrás la capacidad de tomar las decisiones y acciones necesarias para ajustar la situación y darte más oportunidades de venta.
Es decir que tu presupuesto de ventas y su medición en tiempo real te permiten saber cuándo aflojar y cuándo apretar. Y este es el ejercicio que debes llevar como empresario durante todo el año. No es sólo un ejercicio de definir metas sino también de medir tu progreso hacia ellas y tomar decisiones para superarlas. Es por esta razón que debes regalarte espacios de tranquilidad para trabajar sobre tu empresa y no sólo en tu empresa.
Esta es la mentalidad que te invitamos a acoger para este nuevo año para que puedas responder ante las oportunidades y los retos que se presentarán en el camino.
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