Prioriza estos 3 puntos para estandarizar tu restaurante

Es un hecho, 2023 llegó y con él nuevos retos, situaciones y oportunidades que tu restaurante tendrá que afrontar para asegurar su crecimiento. Sea la inflación, la deserción laboral del sector, el aumento del salario mínimo, los comportamientos de compra del consumidor, las nuevas tendencias o cualquier otra dinámica que puede afectar tu emprendimiento, es importante que, como restaurador, tengas la capacidad de responder adecuadamente a estas variables y desarrollar soluciones que asegurarán tu crecimiento a lo largo del año.

Y la medida en la que logres adaptarte a estas dinámicas externas depende de tu capacidad de estandarizar tu restaurante. Es decir, seguir los consejos de nuestro amigo Rui Pereira y considerar tu negocio como una maquina compuesta de distintas partes, funciones y personas que deben trabajar cohesiva y armoniosamente para producir un producto final. En este caso, una experiencia gastronómica fidelizadora.

Afortunadamente, hace poco, tuvimos la oportunidad de entrevistar tanto a Rui Pereira como a Sonia Montes de Gustar Gestión Integral para los últimos episodios del Podcast de Marketing para Restaurantes con el fin de conversar sobre ese proceso y arrojar una serie de priorizaciones que deberías tomar en cuenta para estandarizar tu restaurante. Pues no puedes ni deberías estandarizar todo de una sola vez. Debes aprender a priorizar.

Y eso es lo que vamos a explicarte por medio de este artículo.

¿Qué es la estandarización?

Lo puedes definir como el proceso de documentar y unificar los procesos de tu restaurante para crear un modelo de trabajo claro y reproducible que cumple con unos estándares de calidad y eficiencia. Esta estandarización es transversal a todas las áreas de tu restaurante como la elaboración de las recetas, el servicio al cliente, la limpieza de tu local, la compra, recepción y manejo de tu inventario, el reclutamiento de tus colaboradores y la lista sigue.

Entre más estandarizado está tu restaurante mayor capacidad tendrás para entender su funcionamiento, velar sobre su rendimiento y tomar decisiones claves para asegurar su crecimiento. Sin embargo, estandarizar tu restaurante está lejos de ser fácil y no se logra de un día para el otro.

Dentro de este proceso existen áreas y procesos que debes priorizar y que tienen un impacto directo sobre la viabilidad y eficiencia de tu negocio. Como lo menciona Sonia Montes, estas áreas son la columna vertebral de tu restaurante ya que influyen sobre su rentabilidad y tu toma de decisión. Y es por esta razón que los queremos priorizar.

• Estandariza tus recetas y costea tus productos

La primera etapa de tu proceso de estandarizar tu restaurante inicia con el acto de entender el proceso de elaboración de tus recetas y sus respectivas cantidades. Independientemente de la naturaleza de tu negocio, el objetivo de una empresa es comercializar bienes o servicios rentables que sustentan su crecimiento y le permiten generar valor a su mercado objetivo sosteniblemente. Sin esta relación, el negocio se encuentra con la incapacidad de crecer y sostenerse.

Desafortunadamente, en la industria gastronómica pocos emprendedores se ponen en la tarea de entender sus costos, ni asegurarse que sus productos sean realmente rentables. Si bien en el pasado, muchas personas podían darse el permiso de no cumplir con el proceso, la alta inflación del 2023 y sus dinámicas económicas exigen los restauradores entender sus costos y cuidar su rentabilidad para asegurar la viabilidad de su negocio.

Quienes no se dan la oportunidad de estandarizar sus platos pierden la capacidad de tomar decisiones claves como:

• Optimizar el costo y porciones de sus platos.
• Mejorar sus compras y el manejo de su inventario.
• Negociar con sus proveedores.
• Proyectar la rentabilidad de la empresa.
• Aumentar sus precios si necesario.
• Crear estrategias de marketing rentables.
• Optimizar los procesos del restaurante.

Y la lista sigue.

Cada uno de los puntos anteriores tienen una relación directa con la rentabilidad de tu restaurante y ninguno de ellos pueden ser manejado estratégicamente si no entiendes los costos de tus platos. Por lo tanto, tu primera tarea como restaurador para estandarizar tu restaurante es hacerlo con tus recetas y costearlas.

Si no has costeado tus platos todavía toma las siguientes recomendaciones en cuenta

Si no has cumplido con este proceso todavía te recordamos que hemos escrito un libro entero sobre el tema que te permite cumplir con el proceso de manera ágil y precisa gracias a la tabla de Excel que lo acompaña.

No obstante, queremos recomendarte una serie de pasos que puedes tomar en el corto plazo para cumplir con el proceso de estandarizar tu restaurante:

• Arrojar el precio de cada insumo que compone tus recetas (mirando tus facturas o pidiendo el precio a tus proveedores).
• Definir la cantidad utilizable de cada insumo comprado para calcular la merma y el valor real del producto.
• Pesar y estandarizar las cantidades de los insumos que componen tus recetas.
• Documentar los procesos de elaboración por medio de unas fichas técnicas.

Con esta información podrás cruzar las cantidades de los ingredientes que utilizas para elaborar cada receta con su respectivo costo y así entender cuánto te cuesta una receta. Al conocer este costo podrás compararlo contra tu precio de venta y asegurarte que este plato sea rentable.

Ahora bien, ten en cuenta que este proceso de costeo debería incluir otros procesos claves como el factor de corrección (que se relaciona con el desperdicio), el margen de error y la elaboración de subrecetas. Es por esta razón que deberías respaldarte de una herramienta o de un profesional que te puede asistir con el proceso.  

Dicho todo lo anterior, esperamos que hayas entendido que la estandarización de tus recetas es un paso no negociable para que tengas la capacidad de tomar decisiones asertivas a lo largo del año.

• Estandarizar tu restaurante pasa por hacerlo con los roles de tu empresa y sus respectivas responsabilidades

Otro punto clave que se relaciona con la rentabilidad de tu restaurante es la estructura laboral y qué tan bien hayas estandarizado los roles y perfiles que componen tu empresa. Sean tus cocineros, tus meseros, tu equipo de limpieza, el steward, los administradores o cualquier perfil que compone tu organización, es importante que hayas estandarizado tanto sus responsabilidades como sus tareas.

Si bien muchos restauradores creen que la mejor manera de adaptarse a la inflación es aumentando sus precios, pocos se dan cuenta de la oportunidad que se encuentra detrás de una buena estructura laboral. Una empresa desordenada puede concluir en deficiencias operativas muy costosas como:

• Mayores desperdicios durante la elaboración de los platos.
• Mayores desperdicios en el inventario.
• El uso inadecuado de las cantidades para los insumos de limpieza.
• Errores de comanda.
• Menor fidelización de los clientes.
• Menor rapidez de producción.
• Mayor tasa de renuncias.

Cada uno de los puntos anteriores pueden representar una suma significativa de dinero al fin de mes e impactar negativamente tu rentabilidad. Y cuando tienes tanto consciencia como control de ellos puedes tomar medidas correctivas.

Eso explica la razón por la que deberías estandarizar tu restaurante y sus procesos con toda urgencia. Y para lograrlo los pasos a seguir son los siguientes:

1. Crear los perfiles laborales que componen tu restaurante con sus respectivos atributos (personalidad, competencias duras y blandas, etc.)
2. Crear las funciones, responsabilidades y funciones de cada perfil.
3. Crear una lista de tareas que corresponde a cada departamento.  
4. Reclutar las personas que cumplen con el perfil.
5. Capacitar cada persona según su rol y funciones.
6. Controlar el rendimiento y cumplimiento de cada función con una lista de tareas.
7. Comunicar y retroalimentar con el equipo para optimizar la empresa y establecer nuevos objetivos.

Como te puedes dar cuenta estandarizar tus recursos humanos involucra una serie de tareas y procesos que no se pueden lograr de un día para el otro. Es un proceso de estandarización minucioso que te exige entender tu restaurante, cómo funciona y quién opera.

Si bien seguimos recolectando información y testimonios para escribir un libro sobre el tema, como solución puntual te recomendamos leer y aplicar las recomendaciones de un libro que, personalmente, nos ha ayudado mucho en el pasado. Este libro se llama EL MITO DEL EMPRENDEDOR: POR QUE NO FUNCIONAN LAS PEQUEÑAS EMPRESAS Y QUE HACER PARA QUE FUNCIONEN, y te será muy útil para cumplir con los procesos.

• Estandariza tu rutina administrativa

Como te pudiste dar cuenta con el costeo de recetas y tu estructura laboral, estandarizar tu restaurante no sólo trata de documentar tus procesos sino también gestionarlos. Pues de nada te sirve estandarizar si no gestionas y tomas decisiones.

El real objetivo de todo ese proceso de estandarización es permitirte tener la información y el entendimiento necesario para tomar decisiones estratégicas y velar sobre el crecimiento de tu restaurante. Eso significa que, aparte de documentar tus procesos, deberías también establecer una rutina de análisis y gestión de estos estándares para que puedas tomar decisiones asertivas.

Y para eso deberías estandarizar dentro de tu jornada laboral espacios para prestar atención a cada uno de estos detalles. Es durante estos espacios que podrás analizar si tu restaurante está sano o si aparecieron alertas que deberías atender. Por ejemplo, un aumento en quejas de tus clientes puede ser una señal que existe una falencia en servicio o cocina; un alza del costo de la materia prima puede provenir de mayores desperdicios en cocina o un mal manejo del inventario; o puede simplemente que un proveedor haya aumentado sus precios sin que te hayas dado cuenta y que algunos productos son menos rentables.

Estas son alertas que, como restaurador, deberías entender y monitorear. Y es por esa razón que Rui Pereira nos recomienda dividir el año en 52 semanas en lugar de 12 meses.

Aunque desde el punto de vista contable se analizan los resultados financieros de una empresa mensualmente, Rui Pereira nos introduce a un concepto disruptivo que permite tener una posición más flexible y proactiva frente a la situación de tu restaurante.

Al llevar un análisis semanal de su empresa, el empresario tiene la capacidad de identificar los retos que se presentan en el camino y tomar acción inmediatamente para contrarrestarlos.

Principalmente, el acto de hacer cortes semanales de inventario, ventas, costos y objetivos que fueron establecidos para el mes, Rui tiene la capacidad de entender qué sucede en su negocio y tener una posición proactiva que va en pro de su crecimiento.

Por ejemplo, si durante la primera semana del mes Rui identifica un error que afecta su caja, el empresario creará un plan de acción que se ejecutará la semana siguiente. Mientras que, si Rui esperará el reporte contable mensual para analizar, crear el plan de acción, ejecutarlo y volverlo a medir, el error puede persistir muchas semanas más y afectar considerablemente la caja de la empresa.

Dicho lo anterior, nos preguntarás: ¿Cuándo sacar tiempo para analizar estos estándares?

La respuesta es: depende.

En realidad, depende de cómo manejas tus horarios, si prefieres trabajar por la mañana, la tarde o, por qué no por la noche. En el caso de Rui, el empresario recomienda hacer uso de las horas muertas del negocio (ej. Entre el almuerzo y la cena). Es decir, aprovechar de estos momentos para comprarse tranquilidad, concentrarse en los retos y/o las oportunidades que se presentan en el camino y crear planes de acción que van en pro del crecimiento de tu restaurante. De esta manera podrás tener una posición proactiva y no reactiva frente a los retos y oportunidades del nuevo año.

En conclusión

Esperamos que gracias a este artículo hayas encontrado la motivación de estandarizar tu restaurante de manera estratégica y priorizar las áreas que más impacto tienen sobre su rentabilidad. En 2023, faltar en estandarizar tu restaurante es exponerse a numerosos factores que pueden amenazar la viabilidad de tu emprendimiento. Por lo tanto, te invitamos a prestar atención a las recomendaciones de este artículo para que puedas aplicar este conocimiento y darte la oportunidad de crecer ordena y sosteniblemente.

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